34. 엑셀과 파이썬, 그리고 약간의 API로 영향평가 현황을 정리했던 방법

개인정보 영향평가나 보안 점검을 여러 건 동시에 진행하다 보면
“지금 뭐가 어디까지 되어 있는지” 현황을 정리하는 일 자체가 일이 된다.

예전에 저는
엑셀 파일 여러 개, 메일 스레드, 회의 메모를 왔다 갔다 하다가
이걸 조금이라도 줄여보려고
엑셀, 파이썬, 간단한 API 조합으로 현황 정리를 자동화해 본 적이 있다.

1. 마스터 엑셀 정의: 프로젝트별 최소 필드만 정리

먼저 한 일은
“이력 관리의 기준이 될 엑셀”을 하나 만드는 거였다.

각 평가·점검 건마다 다음 정도 필드를 두었다.
• 고유 ID 또는 시스템명
• 담당 부서, 담당자
• 평가 유형 (신규, 정기, 사전검토 등)
• 상태 (요청, 자료수신 중, 인터뷰 완료, 초안 작성, 검토 중, 완료 등)
• 주요 일정 (요청일, 인터뷰일, 보고서 초안, 확정일)

이 엑셀 하나를 기준으로 삼고
모든 진행 상황은 결국 여기 한 줄(row)로 귀결되도록 정리했다.

처음에는 수작업으로 업데이트하지만
이 구조가 안정되면
나중에 자동화를 얹기가 훨씬 쉬워진다.

2. 협업 도구의 API를 이용한 자동 업데이트

일정이 조금 쌓이자
메일과 메신저만으로는 관리가 한계가 있어서
업무 관리 도구(예: Jira, Confluence, Notion, 사내 시스템 등)를 쓰게 되는데,
이 도구들이 대부분 REST API를 제공한다.

파이썬으로 간단한 스크립트를 하나 만들어
주기적으로 다음 작업을 했다.
• 특정 프로젝트 태그가 달린 티켓 목록 조회
• 상태, 담당자, 마감일 정보를 읽어오기
• 엑셀(또는 CSV) 파일에서 해당 ID와 매칭
• 상태·일정 칸을 자동으로 갱신

이렇게 하면
티켓 상태만 잘 관리해도
엑셀 현황표는 자연스럽게 따라오게 된다.

이 과정을 윈도우 작업 스케줄러나 cron에 걸어두면
매일 아침 자동으로 갱신된 현황표를 볼 수 있다.

3. 로그성 데이터까지는 욕심 내지 않고, “관리 지표”에 집중

처음에는
각 평가 건별로 세부 로그(메일 내용, 회의록, 파일 경로)까지
다 자동으로 연결하고 싶었는데,
이 부분은 오히려 유지보수 비용이 더 들었다.

그래서 욕심을 줄였다.
• 관리 지표: 상태, 일정, 담당자, 리스크 레벨 정도
• 세부 내용: 기존처럼 문서/시스템에 저장

이렇게 역할을 나누고
자동화는 “관리 지표”만 건드리도록 했다.

결국 현황판에서 보고 싶은 것은
• 어느 건이 지연되고 있는지
• 이번 주에 마감될 건이 무엇인지
• 팀 전체 workload가 어느 정도인지

였기 때문에,
여기에 필요한 정보만 모아두는 것이
가장 현실적이었다.

4. 시각화: 피벗 테이블과 간단한 차트

엑셀 안에서
피벗 테이블과 막대·라인 차트 정도만 잘 만들어도
팀 회의용 자료로는 충분하다.
• 주별 완료 건수
• 유형별 진행 현황
• 담당자별 건수와 평균 처리 기간

이런 지표를 자동화된 엑셀에서 바로 뽑을 수 있게 되면
매주 보고용 PPT를 만드는 시간이 크게 줄어든다.

나중에는
이 피벗 결과를 이미지로 저장하는 것까지 파이썬에서 처리해서,
보고 자료 초안을 반자동으로 만드는 수준까지 확장할 수 있다.

5. 경험해보니, 작은 자동화도 팀의 피로도를 줄인다

거창한 대시보드를 만드는 것보다
“매주 반복되는 현황 정리 시간을 30분에서 5분으로 줄이는 것”이
현실에서 체감되는 개선이었다.

자동화 자체가 목적이 아니라,
팀이 실제로 시간을 많이 쓰고 있는 반복 작업을 찾아서
한두 개씩 줄여 나가는 방식이
가장 꾸준히 유지할 수 있는 방법이라고 느꼈다.